Vzw Victor hecht als thuisbegeleidingsdienst veel belang aan privacy en de bescherming van uw persoonsgegevens.

In deze privacyverklaring willen we op een duidelijke en transparante wijze uitleggen hoe en met welke zorgvuldigheid wij omgaan met uw persoonsgegevens en wat wij doen om te waarborgen dat uw privacy wordt bewaakt.

Vzw Victor houdt zich in elk geval aan alle wet- en regelgeving hierover, waaronder de Privacywet (1998) en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Als vzw Victor zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u hier, na het lezen van deze privacyverklaring vragen heeft, dan kan u contact nemen met onze dienst:
Vzw Victor
Iepersestraat 110, 8800 Roeselare
info@vzwvictor.be
051 25 25 28

Waarom verwerken wij persoonsgegevens

Vzw Victor verwerkt uw persoonsgegevens voor volgende doeleinden en rechtsgronden:

• Om gebruik te kunnen maken van de dienstverlening van vzw Victor (binnen de uitvoering van een overeenkomst).
• Om facturen, nieuwsberichten en uitnodigingen voor activiteiten binnen vzw Victor (na toestemming van de gebruiker) te versturen
• Om subsidiëring van de overheid te bekomen (wettelijke verplichting).

Voor bovenstaande doeleinden vragen, verzamelen, verwerken en slaan wij volgende persoonsgegevens op:

• Indien de aangemelde persoon meerderjarig is:
• Persoonlijke identiteitsgegevens en kenmerken van de persoon met autisme: naam, voornaam, geslacht, geboortedatum, rijksregisternummer, burgerlijke stand, adres, telefoonnummer, e-mailadres.
• Indien de aangemelde persoon minderjarig is:
• Persoonlijke identiteitsgegevens en kenmerken van de persoon met autisme (minderjarig): naam, voornaam, geboortedatum, geslacht, rijksregisternummer.
• Naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mailadres van ouders of wettelijke vertegenwoordiger van de minderjarige.

De verzamelde persoonsgegevens worden enkel en uitsluitend gebruikt voor bovenstaande doeleinden.

Daarnaast zijn wij als thuisbegeleidingsdienst gebonden aan beroepsgeheim en verwerken we gegevens enkel vanuit de doelstelling “begeleiding van gebruikers”, dit houdt in dat gevoelige gegevens (bv. godsdienstovertuiging) en gezondheidsgegevens enkel verwerkt worden indien de doelstelling van de begeleiding dit vereist. Hierbij geven we aandacht aan de relevantie en de juistheid van gegevens.

Gerechtelijke gegevens worden onder geen enkele vorm verwerkt.

Verstrekking van persoonsgegevens aan derden

De gegevens die u aan ons bezorgt kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Bijvoorbeeld: In het kader van de subsidiëring dienen wij bepaalde gegevens door te geven aan het Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap (VAPH).

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten

Voor het versturen van e-mails aangaande facturen, begeleidingsvragen, uitnodigingen en nieuwsberichten wordt geen gebruik gemaakt een derde partij.

Voor het versturen van de nieuwsbrieven maken wij gebruik van een derde partij die enkel kennis heeft van uw e-mailadres.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Bewaartermijn

Vzw Victor valt voor de bepaling van de bewaartermijn van de persoonsgegevens onder de wettelijke verplichting i.f.v. de subsidiëring door de overheid, met name VAPH.

De persoonsgegevens worden voor een termijn van 30 jaar bewaard waarna ze verwijderd worden, zowel digitaal als op papier.

In deze periode van 30 jaar wordt er met de grootste zorgvuldigheid omgegaan met de persoonsgegevens en worden ook de nodige technische en organisatorische maatregelen genomen om de beveiliging zo groot mogelijk te maken:

• Alle medewerkers die namens vzw Victor van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding.
• We hanteren een individuele gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen.
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen.
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
• Persoonsgegevens welke op papier bewaard worden, zitten tijdens de begeleidingsperiode in het persoonlijk dossier in een afgesloten box bij de betrokken thuisbegeleid(st)er en in afgesloten kasten in het secretariaat.
• Na de begeleidingsperiode worden de dossiers bewaard in het archief van de dienst (een met sleutel afgesloten kast/ruimte). Er wordt naar gestreefd om zoveel mogelijk digitaal te bewaren.

Uw rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage en op correctie van uw gegevens (welke wij van u ontvangen). Bovenaan deze privacyverklaring staat hoe u contact met ons kan opnemen.

Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers indien dit niet de wettelijke verplichting die onze dienst heeft t.a.v. de subsidiërende overheid in het gedrang brengt.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Bovenaan deze privacyverklaring staat hoe u met ons contact kunt nemen.

U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit of de Vlaamse Toezichtcommissie, dit zijn de toezichthoudende autoriteiten op het gebied van privacy bescherming.

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
+32 (0)2 274 48 00
+32 (0)2 274 48 35
contact@apd-gba.be

Vlaamse toezichtcommissie voor de verwerking van persoonsgegevens
Herman Teirlinckgebouw
Koning Albert II laan 15 (bus 30), 1210 Sint-Joost-ten-Node
02 553 50 47
toezichtcommissie@vlaanderen.be

Wijzigingen Privacyverklaring

Indien vzw Victor een wijziging aanbrengt in de privacyverklaring dan zal deze aangekondigd worden op de website en in de eerstvolgende nieuwsbrief volgend op de wijziging.

Versie 15/04/2021